Optimizacija procesa predstavlja jednu od najvećih potreba i izazova kompanija. Predstavlja redizajniranje ključnih procesa u cilju unapređivanja efikasnosti i jačanja usklađenosti pojedinačnih procesa sa strategijom i ciljevima na nivou organizacije. Osigurava da svaki proces radi na najbolji mogući način koristeći svoj pun potencijal. Važno je znati da nivo performansi svakog procesa ima tendenciju da opada tokom vremena, ako se ne uloži napor da se on održi. U ovome se ogleda svrha optimizacije procesa.
Optimizacija je ključna za smanjivanje otkaza u samom sistemu; omogućava da sistem neometano funkcioniše, da se greške identifikuju i otklone pre nego što eskaliraju tako da upravljanje njima postane složenije. Takođe, omogućava organizaciji da postane konkurentnija na tržištu neprestanim unapređivanjem poslovnog sistema. Optimizacijom procesa i sistema postiže se povećanje profitabilnosti, veće zadovoljstvo korisnika, bolja iskorišćenost resursa i zagarantovan kvalitet.
U zavisnosti od kvaliteta trenutnog procesnog modela procesi se mogu optimizovati na različite načine. Nekada se proces menja u manjoj meri a ponekad je potrebno vršiti kompletnu reorganizaciju i uspostaviti nov proces kako bi se osiguralo da će proces funkcionisati na najbolji mogući način.
U procesu optimizacije koristimo set LEAN i Six Sigma alata (VSM, 5S, ToC) kako bi pronašli rasipanja u procesu, uspostavili novi tok proces i definisali ključne indikatore performansi za njegovo praćenje i kontrolu.
